Hablemos sobre sus necesidades de Back Office

La externalización de procesos administrativos consiste en delegar determinados procesos de gestión en un equipo especializado, manteniendo la organización el control sobre sus objetivos y procedimientos. En Gestiona analizamos las necesidades de cada cliente y asumimos los procesos acordados como una extensión de su propio equipo.

El Back Office as a Service (BaaS) es un modelo de externalización mediante el que Gestiona asume de forma continuada determinados procesos administrativos y operativos de una empresa. Aportamos recursos, metodología y seguimiento para que la organización pueda centrarse en las actividades que generan mayor valor.

Podemos gestionar procesos como gestión documental, gestión de datos e información, seguimiento administrativo, atención administrativa, apoyo comercial, documentación de proveedores, apoyo administrativo a Recursos Humanos, correspondencia y logística documental, procesos administrativos recurrentes y refuerzo durante picos de trabajo. El alcance se adapta a las necesidades de cada organización.

En el ámbito educativo ofrecemos externalización administrativa para universidades, centros de Formación Profesional y escuelas de posgrado. Entre nuestros servicios se encuentran la gestión integral del departamento de prácticas, implantación y ampliación de titulaciones, secretaría académica, atención al estudiante, admisiones y apoyo comercial, relaciones institución-empresa y refuerzo administrativo en campañas.

Sí. No es necesario externalizar un departamento completo. Podemos asumir un procedimiento concreto, proporcionar apoyo durante un periodo determinado o gestionar de forma continuada diferentes procesos de Back Office. De esta forma, el servicio se adapta al nivel de apoyo que necesita cada organización.

Sí. Uno de los principios del modelo de Gestiona es la flexibilidad. Podemos adaptar los recursos al volumen de trabajo de cada organización, ofreciendo apoyo adicional durante campañas, proyectos concretos, nuevos servicios o periodos de mayor actividad.

Sí. Trabajamos como una extensión del equipo del cliente y nos adaptamos a sus procedimientos, herramientas y criterios de calidad. Antes de comenzar analizamos la forma de trabajar de la organización y diseñamos una metodología que permita integrar el servicio de forma ordenada y eficiente.

Externalizar procesos administrativos permite liberar tiempo de los equipos internos, mejorar la eficiencia organizativa, disponer de recursos especializados y adaptar la capacidad de gestión a las necesidades reales de la organización. También permite reforzar determinados procesos sin tener que ampliar permanentemente la estructura interna.

Trabajamos con procedimientos definidos y sistemas de seguimiento que permiten mantener la trazabilidad y el control de los procesos. La confidencialidad es uno de los pilares de nuestra metodología, junto con la organización, la flexibilidad y la mejora continua.

Comenzamos analizando las necesidades, procesos y forma de trabajo de la organización. A partir de este análisis definimos el alcance del servicio, diseñamos la metodología de trabajo y establecemos la forma de seguimiento. Después nos integramos en la operativa acordada y supervisamos el proceso para identificar oportunidades de mejora continua.